Como arquiteto, se você está armazenando grandes arquivos de projeto, compartilhando-os com os colegas, sincronizando os arquivos com o seu tablet para mostrar aos clientes em reuniões, ou arquivando a documentação confidencial, os benefícios da nuvem estão cada vez mais convenientes para você. Pelo fato de que a indústria da arquitetura depende muito da colaboração durante todo o curso de um projeto, parece perfeita a utilização da nuvem de dados, mas ainda assim, muitas empresas de arquitetura geralmente hesitam em adotar a nuvem, em grande parte devido a preocupações com a segurança e a necessidade de proteger a propriedade intelectual .
Para ser justo, estas preocupações não são totalmente infundadas: Afinal, quase um quarto dos cibercriminosos são espiões de propriedade intelectual, esperando para vender seus projetos a um concorrente ou liberar planos confidenciais ao público. Então, quando você trabalha em uma indústria em que a propriedade intelectual é o seu essencial, é importante abordar as preocupações de segurança regularmente e manter fortes planos de contingência.
Considere um cenário demasiado comum. Digamos que você está trabalhando em um projeto de construção com um cliente de alto perfil, e seu colega viaja para uma reunião a fim de discutir o projeto. Seu colega coloca os dados técnicos, desenhos e algumas informações orçamentárias no Dropbox em seu computador de trabalho e os sincroniza para o seu telefone e tablet para rever a apresentação no avião. É uma maneira fantástica para acessar o trabalho feito, mas como dispositivos móveis são cada vez mais importantes para negócios, é muito fácil perder seus dados. E com certeza, o seu colega pode esquecer o telefone no táxi a caminho da reunião.
Por um lado, a nuvem prova ser uma bênção: Você ainda tem seus arquivos em seu tablet e ainda pode fazer a apresentação e possivelmente conquistar um projeto importante para sua empresa. Por outro lado, se alguém acha telefone do seu colega no táxi, poderá aproveitar a oportunidade e obter seus projetos, orçamento detalhado, relatórios de fiscalização de obras, ou avaliações ambientais, que caindo em mãos erradas são informações que poderiam fazer com que você, sua empresa e seus clientes tenham uma grande dor de cabeça com problemas financeiros, jurídicos e de reputação incalculáveis.
Para algumas pessoas, o perigo deste tipo de possibilidade hipotética é suficiente para evitar a utilização da nuvem, especialmente para o trabalho. Mas a ampla adoção da nuvem é inevitável.
Felizmente, existem maneiras de garantir a segurança e proteger seus arquivos sem sacrificar a facilidade e conveniência de usar a nuvem. Tomar algumas precauções extras pode fazer um mundo de diferença e isso vai permitir que você se concentre no que é realmente importante no trabalho, em vez de se preocupar se suas informações estão seguras ou não. Aqui estão algumas coisas para manter em mente quando usar a nuvem para armazenar, compartilhar e sincronizar seus arquivos.
Confie em seus colegas - mas não cegamente
Mantendo todos os arquivos acessíveis a todos com quem trabalha pode ser útil, mas também pode ser arriscado. Também é em grande parte desnecessário. Não é nenhum segredo que as pessoas cometem erros e a negligência é frequentemente citada como principal culpada quando se trata de violações de dados. Limitar o acesso com base na necessidade de ter conhecimento é uma boa prática, porque diminui o risco de que, digamos, alguém tropece em cima de um arquivo que não deve ver e, acidentalmente, envie um e-mail para alguém que não deveria. Se você está armazenando seus arquivos na nuvem, este é apenas um lugar onde a criptografia pode entrar em jogo. Ao conceder acesso apenas a usuários autorizados, você está sempre no controle de seus arquivos, e apenas as pessoas que você realmente pretende compartilhar informações estão em contato com os arquivos. Manter um controle também é importante: Ele permite monitorar quais usuários estão acessando seus arquivos e quando algo suspeito começa acontecer, você vai ser capaz de conter o problema antes que ele vá longe demais.
Negue o acesso quando necessário
O outro lado de compartilhar arquivos com colegas autorizados é reconhecer quando é hora de parar de ter acesso. Isto entra em jogo quando um funcionário deixa a empresa, por exemplo, ou se um membro da equipe muda para outro projeto. Se você estiver executando sua própria empresa ou a sua própria equipe, poder revogar o acesso rápido é crucial, especialmente quando projetos importantes estão em jogo. Quando você usa a nuvem para abrigar seus arquivos, você pode impedir que usuários individuais tenham qualquer acesso, em qualquer lugar. Também é possível revogar o acesso remotamente a dispositivos específicos, e com mais de 800 mil laptops, tablets, smartphones e drives USB perdidos ou roubados anualmente em aeroportos, é fácil ver como essa habilidade simples pode ser capaz de ter um impacto enorme.
Criptografia é essencial
Criptografar os arquivos antes que eles atinjam a nuvem é a única precaução mais importante a ser tomada. A criptografia na nuvem protege seus arquivos de forma consistente, independentemente de onde eles estão. Em outras palavras, ao criptografar no nível de arquivo dentro de sua pasta Dropbox, por exemplo, significa que seus arquivos permanecerão criptografados se eles são sincronizados com outro dispositivo ou mesmo se eles são compartilhados. E se você se certificar de que está usando um serviço de encriptação que separa as chaves de criptografia a partir do seu conteúdo, você vai garantir uma boa segurança; nem o provedor da nuvem nem o serviço de criptografia será capaz de ler seus arquivos, e somente você e as pessoas que são autorizadas serão capazes de decifrá-los. Portanto, se os hackers se infiltrarem no seu provedor de armazenamento em nuvem ou se você perder o telefone, ninguém será capaz de acessar seus arquivos porque a criptografia vai permanecer no local. Seus detalhes aparecerão como um emaranhado incompreensível, e você e seus clientes irão respirar com mais tranquilidade.
Compartilhe arquivos com segurança
Em uma indústria que depende tão fortemente da comunicação e colaboração, os arquitetos precisam ser capazes de compartilhar arquivos sem hesitar.O e-mail nunca foi projetado para ser um método particularmente seguro de transferência de informação (além das limitações de tamanho de arquivo!), e os hackers têm facilidade em driblar a segurança do e-mail com malware e outros métodos. Então, se você está trabalhando em um projeto importante ou compartilha IP, você vai querer contar com uma abordagem mais segura. A criptografia em nível de arquivo permite que você compartilhe arquivos entre usuários autorizados sem medo de interceptação ao longo do caminho. Mas mesmo se você estiver trabalhando com alguém que não utiliza o mesmo serviço em nuvem, alguns provedores de criptografia lhe permitirão enviar links seguros para arquivos criptografados através de e-mail. Alternativamente, você pode entregar um arquivo seguro diretamente da sua pasta criptografada na nuvem. No entanto, nem todos os programas permitem este tipo de compartilhamento criptografado, assim que ler as letras pequenas e certifique-se de que seu provedor de criptografia e seu trabalho de serviço de nuvem em conjunto podem manter seus arquivos seguros, mesmo quando eles estão sendo transmitidos de um usuário para outro.
Com a inevitabilidade das nuvens, não é uma má ideia começar a pensar em fazer a transição para uma forma mais fácil e mais transparente de trabalhar. Se você já estiver pensando em utilizar a nuvem, estabelecer um sistema de segurança inteligente deve ser sua prioridade. Violações de dados acontecem e é melhor estar preparado.
Asaf Cidon é o co-fundador e CEO da Sookasa, uma empresa de segurança e criptografia em nuvem que permite a adoção segura de serviços populares na nuvem, como o Dropbox para armazenar informações confidenciais.
